Home Podcast #gt2213 Sonderfolge «Papierloses Büro» Workflows Teil 2
#gt2213 Sonderfolge «Papierloses Büro» Workflows Teil 2

#gt2213 Sonderfolge «Papierloses Büro» Workflows Teil 2

Es ist jetzt doch etwas Zeit ins Land gestrichen seit unserer ersten Folge zum Papierlosen Büro. Vielen Dank für alle die uns ihre Fragen eingesendet haben und wir freuen uns zumindest ein Teil schon heute hoffentlich lösen zu können.
Solltet ihr sie noch nicht gehört haben, dann gleich hier lang.

Hier geht es zu der zweiten Folge mit dem Schwerpunkt auf der Scanner eigenen Software.

  • 00:00:00.000 – Intro
  • 00:00:23.561 – Begrüssung
  • 00:00:23.561 – Fragen der Hörerschaft – Steuerberater – Maximale länge des einzuscannenden Papiers
  • 00:00:23.561 – Ankündigung – die Möglichkeit für euch Hörer
  • 00:00:23.561 – Mitgelieferte Software und dessen ganze Funktionen
  • 00:00:23.561 – Verabschiedung

Wettbewerb

Fujitsu hat uns für euch liebe Hörerschaft einen ScanSnap S1100 zur Verfügung gestellt (Warenwert EUR 220.- / CHF 249.-) den wir an euch Verlosen dürfen. Besten Dank an dieser Stelle an Fujitsu.

Was ihr dazu tun müsst? In dieser Podcast Folge erklären wir euch den genauen Vorgang, hier habt ihr die eMail Adresse, die ihr dazu brauchen werdet: dms@geektalk.ch.

Weitere Wettbewerbe im Pokipsie Network

Dann bleibt uns nur noch euch alles gute zu wünschen. Und auf unsere beiden anderen aktuellen Wettbewerbe hinzuweisen: hier geht es zum SmartTurtle und hier zum iPhone 5 Wettbwerb.

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Martin @pokipsie Rechsteiner Ich bin Geschichtenerzähler in Form von verschiedenen Blogs-, Podcasts- und Video-Formaten. In meiner Freizeit bin ich Papa dreier Mädels, liebe LEGO, die Bahn und alles was mit Gadgets zu tun hat.

Comment(26)

  1. Bisher habe ich meine Dokumente über einen „handelsüblichen“ All-in-one Drucker eingescannt (probiert es bloß nicht aus, höllische Arbeit!) oder mit dem iPhone fotografiert (nicht wirklich schön) und das ganze dann einfach als .jpg abgespeichert. Nicht wirklich luxuriös. Wollte mir schon lange ein Gerät, wie den ScanSnap S1100, zulegen. Kam leider immer was dazwischen. Perfektes Timing für euer Gewinnspiel 🙂

    Viele Grüße
    LordSticky

  2. Pingback: Vorhersage Mittwoch, 29.05.2013 | die Hörsuppe
  3. Seit gestern bin ich auch stolzer Besitzer eines ix500 und bin total begeistern. Bisher habe ich meine Dokumente mit einem HP OfficeJet Pro 8600 Plus eingescannt und das war echt der totale Krampf.

    Jetzt hätte ich eine Frage an die „Langzeitnutzer“ …

    Wie sieht das optimale Setup aus bzgl. Dateigröße und Durchsuchbarkeit?

    Wenn man dem Scanner die Auswahl der Scannqualität überlässt (Automatikmodus) dann geht das zwar alles sehr schön schnell, aber leider lässt dann auch die Qualität des durchsuchbaren PDFs deutlich nach. Viele Worte wurden dann nicht mehr in den PDFs gefunden.

    Wenn ich die Scannqualität erhöhe, werden zwar die Dateien Größer, allerdings ist das Dokument dann auch vernünftig durchsuchbar.

    Über einen kurzen Kommentar würde ich mich sehr freuen.

    Im übrigen freue ich mich schon auf die 3 Folge, in der vielleicht auch noch ein paar weitere Softwaretools für das DMS vorgestellt werden. Ich setze auf dem Mac DEVONthink ein, was ich sehr praktisch finde.

    Gruß

    Uwe

  4. Frage zu der beiliegenden Software.
    Wenn man im Netz bei großen Anbietern nach dem iX500 sucht findet man Angebote ohne Adobe Acrobat Standard OEM Version. Habe ich es in eurer Folge richtig verstanden dass ohne den Acrobat ich eine PDF nicht nachträglich bearbeiten kann oder erledigt das auch die Haussoftware vom Scansnap?
    Und auch wenn das die Softwarefolge ist liegt dem iX500 eigentlich ein USB 3.0 Kabel bei?

    Viele Grüße
    Jan

    1. Die beiliegende OCR Software von Abbyy erzeugt ein durchsuchbares PDF. Mit den Modulen ScanToOffice von Abbyy kannst du ein Dokument erzeugen, was du dann in Word (oder einer anderen Textverarbeitung) weiterbearbeiten kannst.

      Mit dem Adobe Acrobat Standard kannst du ein PDF direkt bearbeiten.

      Ich bin der Meinung, dass man das Adobe Acrobat Standard nicht unbedingt braucht, weil man im Zweifelsfall auch über ScanToOffice gehen kann und dann nach der Bearbeitung ein PDF erzeugt.

      Im übrigen ist das Adobe Acrobat Standard nur für Windows 🙁

  5. Ich verfolgte die Sonderfolgenserie mit höchster Aufmerksamkeit – aber auch nahe der Verzweiflung. Seit Anfang des Jahres hatte ich mir fest vorgenommen, alles nur noch zu scannen und nicht mehr jede Telefonrechnung auszudrucken und abzuheften – für was und wen auch immer.

    Aber das Scannen ist irgendwie auch nicht der Weisheit letzter Schluss. Da mein HP Deskjet 3380 All in one nicht mit der Mac-Seite meines IMAC reden mag, muss ich erst Parallels öffnen, dann das Scanprogramm von Windows aufrufen, scannen und nach gefühlten 10 Minuten habe ich die Telefonrechnung digitalisiert vorliegen. Dann schließt sich jedoch das Drama an: Welches Format nimmt man am besten (jpg, tif, xyz mit teilwiese MB-grossen Dokumenten), das Umbenennen und in die richtige Ecke schieben. Grauenvoll. Da war drucken und heften viel schneller!…

    Den Scanner könnte ich gut gebrauchen, da er hoffentlich mit dem IMAC direkt kompatibel ist – und von Eurer Serie erwarte ich mir die Erleuchtung einer vernünftigen Ablagesystematik, bei der man seine Dokumente auch schön wiederfindet.

  6. Liebe Geektalker,

    mit Interesse verfolge ich eure Spezialfolgen zum Papierlosen Büro. Ich digitalisiere zur Zeit die toten Bäume mit meinen langsamen Brother MFC-7820N. Das Duplex Problem löse ich zur Zeit mit der Software PDFScanner aus dem Mac App Store. Diese Software erledigt auch gleich den OCR. Da ich letzte November Vater von zwei Zwillingen geworden bin, hat einerseits der Bürokratieaufwand zugenommen (es gibt mehr zum Scannen) und andererseits ist die Zeit knapper geworden (Ich möchte mich eher um meine Jungs kümmern als ums das Scannen). Daher wäre ich nicht unglücklich, wenn ich mit einem schnelleren Scanner beglückt würde.

    Im Bereich Dokumenten Management experimentiere ich zur Zeit mit der Software Doo. Wirklich viele Vorteile gegenüber der Spotlight suche habe ich noch nicht festgestellt.

    Liebe Grüsse und herzlichen Dank für den exzellenten Podcast.

    Dominik

  7. Hallo Jungs,

    Erst einmal ein toller podcast. Danke!

    Derzeit gerne ich mit einem einfachen OfficeJet alle meine analogen Papiere als PDF ein. Es freut mit dem Acrobat pro eine Texterkennung sowie eine Verschlagwortung in den Eigenschaften des PDF Dokumentes.
    Der Dateiname wird mit dem Datum und Inhalt des Dokumentes versehen.
    Die Ablage erfolgt in einem Ordner System welches ich frei gewählt habe. Dieses Ordner System habe ich extern auf einem NAS System gespeichert.

    Hier auch gleich mal eine Frage von mir: wenn ich die Dateien auf meinem Mac selbst speichere, dann kann ich über Sportlight Eine Suche nach Wörtern im Dokument oder in nach den Schlagwörtern suchen. Das geht aber leider nicht, wenn die Datei sich auf einen externen Laufwerk wie meiner Synology befindet. Gibt es hier vielleicht eine Lösung?

    Ich habe einmal das Programm Doo verwendet, welches ich eigentlich sehr gut fand, es arbeitet jedoch nicht mit externen Laufwerk.
    Noch ganz kurz zu Doo: es ist ein Dokumentenverwaltungsprogramm, was eigenständig einen beliebigen Ordner überwacht und automatisch die darin liegenden Dokumente liest und sich Schlagworte wie zum Beispiel Firmenname Personen Datum aber auch das Logo heraus zieht und so in das Programm einbezieht.

    1. Ich hatte mich auch für Doo interessiert. Die fehlende Zugriffsmöglichkeit auf mein NAS war dann auch ein KO-Kriterium. Nach Rücksprache mit dem Hersteller, wurde diese Möglichkeit auch (vorerst) ausgeschlossen.

  8. Hallo Geektalk Team…

    tolle Sondersendung !

    ich habe seit 2007 einen ScanSnap S500M, der eigentlich
    seinen Dienst auch sehr gut tut.

    Ich benutze nur den ScanSnap Manager und sichere alles als PDF ab,
    abgelegt wird das dann nach Thema / Kunde / Jahr usw… ich nutze da
    keine extra Software. Wo ich durchsuchbare PDFs benötige mache ich das
    mit der Acrobat Pro Version / und dessen OCR Funktion.
    Spotlight tut da sein Werk und somit ist fast alles in Sekunden zu finden.
    Aktuell nutze ich noch 10.6.8.

    Hier auch kurze Kritik an den sehr guten Scanner und
    eventl. für Toby zur weitergabe an Fujitsu
    Das der Support für den Scanner für OSX 10.8 eingestellt wird kann man
    ja eventl. verstehen aber es sollte eventl. noch ne Möglichkeit geben
    den an ein aktuelles OS X anzuschliessen, warum werfen die nicht ein
    wenig Geld auf Mariner (Paperless) und lassen das weiterentwickeln
    und bieten das mit einem PromoCode als Kauf Paperless oder ähnliches
    und spare 20% oder so… nur das es eine Option
    (ohne das man selber schauen muss)
    gibt das Produkt auch weiterhin einzusetzen.

    Was mir noch fehlt zu dem Thema…

    kommt aber wahrscheinlich noch oder ??

    – Dokumente sind alle auf der Festplatte, hat der Rechner beim Starten
    und eventl. aus dem Bildschirmschoner ein Passwort zur Eingabe (Büro Situation)?

    – haben wichtige PDFs einen passwortschutz ? also ich habe einiges
    an Infos von Kunden dort sind die PDFs geschützt.
    Man muss immer davon ausgehen, das bei solchen Lösungen wie Fujitsu,
    die User einfach ALLES auf den Rechner speichern und da auch
    Dokumente dabei sind die sensibel sind.

    – Backup der Daten :-)) Ich habe eine WD Elements Platte auf der
    die täglichen Dinge gesichert sind, um alles vom Büro auch
    dabei zu haben, da gibt es eine Mac Version mit WDSmart Tools
    und Verschlüsselung also wird die verloren od. geklaut,
    kann man da wenig mit anfangen (da ohne passwort man nicht dran kommt).
    Hier wäre auch schön eine kl. vorstellung encrypted BK medien,
    gibt es ja auch ein paar USB Sticks die das können.

    – für das Papierlose büro sollte auch noch der Part erwähnt sein…
    alles was Digital ist sollte auch so abgelegt werden, also
    Anleitungen Hardware, die es ja alles als PDF gibt, aber auch
    der hinweis das man sich Dinge als PDF ablegt, bei OS X
    mit der Drucken Funktion als PDF speichern und bei Windows
    gibt es diverse FreeWare Sachen (PDF creator) usw um auch
    den Ausdruck zu sparen.

    beste Grüsse aus Hamburg
    Andre

  9. Hallo Ihr ( 2 ) vom Geektalkteam

    Wie ich mit totem Baum umgehe wolltet Ihr wissen?

    Erstmal finde ich super das Ihr das Thema aufgreift und so ausführlich und mit bester Referenz davon berichtet.Danke Jungs!

    Ich handhabe das bis jetzt so, dass meine Frau und ich die Rechnungen in ein Fach legen.
    Am Ende des Monats kümmere ich mich dann um den „Papierkram“.
    So weit so gut.
    Das Problem das ich hab, ist folgendes:
    Meine Frau sowie ich kriegen noch Rechnungen per Email.
    Was mich am meisten nervt ist diese Referenznummer, die ich von Hand eingebe!!! Ich weiss, es gibt diesen Handscanner der Post.
    Den wollte ich aber nie wirklich.
    Dann werden Rechnungen verlegt – wollen sortiert werden. Und es stapelt sich ein Papierhaufen.
    Ich weiss mit einem Scanner räumt sich nicht alles von alleine weg.Disziplin gehört auch dazu.
    Ich will so ein Ding!!!:-)
    Abgesehen davon hab ich von Toby gehört das der Fujitsu – Scanner auch Fotos scannen kann? Wunderbar.Wer hat nicht alte Fotos die nicht mehr richtig im Album kleben?

  10. Pingback: Magazin KW22 | die Hörsuppe
  11. Das Thema (digitales) Dokumentenmanagement ist wohl ein Dauerbrenner der letzten Jahre und greift auch immer mehr in die privaten Abläufe ein.
    Eure Sonderfolgen sind dazu genau das richtige und ich finde sie sehr spannend und informativ. Aber das gilt ja für euren Podcast sowieso 🙂

    Als ich letztes Jahr vor der Entscheidung für einen neuen Drucker stand, viel meine Wahl – nach langen Jahren HP Nutzung – auf den Canon MX895. Kein ganz günstiges Modell, aber mit einem großen Vorteil: Über den automatischen Dokumenteneinzug kann auch der Canon von Hause aus duplex Scannen! Eines der größten Mankos der günstigeren All-in-one-Geräte, wenn man öfter anfallende Post digitalisieren möchte.
    Noch ein großer Vorteill des Canon: Er kommuniziert per Airplay mit iOS UND er kann vom Mac aus komplett per WLAN angesprochen werden. Sowohl zum Drucken, wie auch zum Scannen.
    Also bin ich gar nicht soo schlecht ausgestattet. Es gibt aber auch ein großes Problem: Mit unterschiedlichen Papierformaten kommt er nur schwer zu recht. Es ist nicht einfach einen Stapel Papiere zu Scannen die NICHT alle A4 sind. Da traue ich dem ScanSnap deutlich mehr zu.
    Zudem freue ich mich sehr auf die Folge zum eigentlichen Dokumentenmanagement. Ich bin gespannt, was ihr an Software einsetzt. Und noch gespannter bin ich, wie ihre eure Ablage organisiert. Meistens hapert es nämlich an einer guten Struktur. Leider auch bei mir. Deswegen hoffe ich sehr, dass ihr darauf etwas ausführlicher eingeht.
    Welche Tipps & Tricks habt ihr da? Wie verwaltet ihr geschäftliche/private Verträge/Rechnungen/Kassenzettel/etc.pp.?

    Viele Grüße aus dem Süden Deutschlands nach Norden und Süden und Danke für den tollen Podcast! 🙂

  12. Moin Jungs,

    großes Lob für euren Podcast und noch größeres Lob für das interessante Thema des papierlosen Büros. Habe das tolle Wetter der letzten Wochen mal dafür genutzt, meine letzten 20 Jahre Leben in Form von Papier in Ordnern auszumisten. Hui, geschätzt dürften es etwa 1000 Blatt Papier gewesen sein die ich weg geschreddert habe.

    Hardwaretechnisch habe ich mir den Scansnap S1100 zugelegt. Hatte 2 Gründe. Duplex mußte nicht sein, da mein Scanaufkommen sich bei mir sich in Grenzen hält und das allerwichtigste war die Größe. Also portabler gehts nicht. Habe den Scanner immer bei, ob ich in das Büro gehe, oder auf der Baustelle bin.

    Auf ein Thema freue ich mich besonders: Das Ablagesystem. Habe für mich da noch nicht den Weg gefunden.
    Was vielleicht als Thema noch interessant wäre, sind die Aufbewahrungsfristen. Diente mir beim Ausmisten als Basis. Denke man muß nicht alles für immer horten. Wegwerfen kann auch sehr befreiend sein.

    Freue mich auf alle Fälle auf die nächste Sendung

    Thomas

  13. Ich hätte noch eine Frage zum scannen alter Dokumente. Gibt es in der Software eine Möglichkeit Dokumente zu trennen?

    Beispiel:
    Ich scanne alle Versicherungsunterlagen zur Kfz Versicherung. Manche Blöcke haben 2 Seiten, manche 10 Seiten, andere wiederum nur eine Seite. Kann ich alles auf einmal einscannen und dann softwareseitig trennen oder muss ich die einzelnen Stapel auch einzeln einführen?

    VG
    Pascal

  14. Hallo,,

    Ihr wolltet, glaube ich, diese Serie fortsetzen bezüglich Software und Workflow.

    Habe ich da etwas verpasst? Ist dies noch geplant?

    Vielen Dank für Euren Podcast, den ich immer gerne höre.

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